为方便我校学生及校友对档案进行查询利用，现将相关档案利用服务事宜说明如下：
一、服务范围
档案利用服务
在原校办档案室为校友提供学籍档案翻译制作服务的基础上，档案馆继续为原始档案中没有英文材料存档，但又需要英文材料的校友提供衍生服务，具体服务范围见下表“其他服务”。此项服务为特殊需求服务，因档案馆现有翻译模板是以早年间毕业生档案模板为准制作，且目前学校教务部门已可为学生提供中、英文成绩单等材料，故除特殊需求者不建议申办此项业务。
其他服务
二、申请材料
1.请根据上述表格中的说明准备申请材料。
2.请自行下载并填写《申请表》（必填，点击进入下载页面），申请表随申请材料一起提交。
3.若委托他人代办需填写《代办代取委托书》（点击进入下载页面），手写签字后，将委托书、申请人身份证复印件、代办人身份证复印件随申请材料一起提交。
三、办理流程
线上办理：
1.请申请人按照上述说明准备申请材料及申请表，并将所有电子版申请材料发送至邮箱uibechengji@163.com。
2.工作人员确认收到申请材料后，以邮件形式通知缴费（档案利用服务首两份免费），资料不全者会联系补交，请大家及时查看个人邮箱并在收到缴费通知后尽快缴费。自助缴费操作详见《线上自助缴费须知》（点击查看），缴费成功后5个工作日完成制作并发送快递。（邮件处理：周一至周五 8：30-11：30，13：30-16：30，节假日除外）
3.材料制作完成后以顺丰快递到付的形式发出，请大家务必保证提供的地址与联系人等信息准确。选择自取的校内师生在接到取件通知后，可自行前往科研楼配楼425室外侧置物架自主取件。
线下办理：
在校生、毕业生也可本人或者委托他人，直接携带上述相关材料于周二、四（8：30-11：00，13：30-16：00，节假日除外）至现场提交申请材料及缴费，地点：科研楼配楼425室。校友可使用“贸大人”小程序申请电子校友卡入校。
四、咨询方式
1.电话咨询：010-64492110（咨询时间：周二、四 8：30-11：00，13：30-16：30，节假日除外）。
2.网站关注：档案馆/校史馆网站（网址：http://archives.uibe.edu.cn），网页右侧“档案信息对外服务中心”栏目下会及时更新各类通知。）
3.微信公众号：UIBE档案校史博物，可在下方“服务指南”-“档案服务”栏目查看相关办理注意事项。
五、办理模板
六、其他说明
1.学校档案馆所负责的档案信息服务是指已毕业的校友利用学校档案馆保存的永久学籍档案进行相关的查档服务。
2.毕业后随个人流转的人事档案不在学校档案馆管理，有关个人档案的查档、毕业生政审、转档等事宜请与学工部档案室（010-64493665）或研工部档案室（010-64494141）联系。
七、相关链接